Persondatapolitik

1. Introduktion

Hos WllM – AI Kundeservice & Digital Markedsføring ("WllM", "vi", "os" eller "vores") tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt.

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi indsamler, behandler, opbevarer, beskytter og i visse tilfælde videregiver dine personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, anvender vores tjenester eller kommunikerer med os.

Vi ønsker at være fuldt transparente omkring vores behandling af personoplysninger og vores anvendelse af kunstig intelligens (AI), automatisering og cloudbaserede systemer.

Oplysninger om vores brug af cookies og lignende teknologier findes i vores separate cookiepolitik, som skal læses sammen med denne persondatapolitik.

Denne persondatapolitik er udarbejdet i overensstemmelse med:

• EU's Databeskyttelsesforordning (GDPR)
• Databeskyttelsesloven
• ePrivacy-reglerne om cookies (cookiebekendtgørelsen)
• gældende vejledninger fra Datatilsynet og Digitaliseringsstyrelsen
• relevante regler om internationale dataoverførsler
• EU's forordning om kunstig intelligens (AI-forordningen, EU 2024/1689), herunder gennemsigtighedskravene i artikel 50

2. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger er:

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

3. Formålet med denne persondatapolitik

Formålet med denne persondatapolitik er at informere dig om:

• hvilke oplysninger vi indsamler
• hvorfor vi indsamler dem
• hvordan vi beskytter dem
• hvor længe vi opbevarer dem
• hvem der kan få adgang til oplysningerne
• hvilke rettigheder du har
• hvordan vi anvender kunstig intelligens i vores virksomhed, og hvordan du bliver gjort opmærksom på det

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag. Vi indsamler aldrig flere oplysninger end nødvendigt.

4. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver information, der direkte eller indirekte kan identificere en person. Det kan blandt andet være:

• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• IP-adresse
• virksomhed
• CVR-tilknytning
• browseroplysninger
• cookies
• bookinghistorik
• kommunikation
• chatbeskeder
• lydoptagelser
• transskriptioner
• fakturaoplysninger
• betalingsoplysninger
• metadata

5. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Afhængigt af hvordan du benytter vores hjemmeside eller vores tjenester, kan vi behandle følgende oplysninger.

Identitetsoplysninger

• navn
• firmanavn
• titel
• CVR-nummer
• branche

Kontaktoplysninger

• telefonnummer
• e-mailadresse
• adresse
• postnummer
• by
• land

Tekniske oplysninger

Vi registrerer blandt andet:

• IP-adresse
• browsertype
• styresystem
• enhedstype
• tidszone
• sprog
• cookies
• sessionsdata
• logfiler
• besøgsstatistik
• henvisende hjemmeside
• klikadfærd
• sidevisninger

Kommunikationsoplysninger

Når du kommunikerer med os, kan vi behandle:

• e-mails
• kontaktformularer
• chatbeskeder
• AI-chat
• SMS
• telefonopkald
• lydoptagelser
• transskriptioner
• noter fra møder
• supporthenvendelser

Bookingoplysninger

Hvis du booker et møde eller en konsultation, kan vi behandle:

• ønsket dato
• ønsket tidspunkt
• kalenderoplysninger
• mødehistorik
• påmindelser
• aflysninger
• ændringer
• noter

Betalingsoplysninger

Hvis du køber en ydelse hos os, kan vi behandle:

• faktureringsoplysninger
• betalingsreference
• ordreoplysninger
• momsoplysninger

Vi opbevarer ikke dine kortoplysninger. Betaling behandles af certificerede betalingsudbydere.

6. Hvordan indsamler vi oplysninger?

Vi indsamler oplysninger direkte fra dig, når du:

• besøger hjemmesiden
• accepterer cookies
• udfylder en kontaktformular
• booker et møde
• downloader materiale
• tilmelder dig nyhedsbrevet
• anmoder om et tilbud
• anvender vores AI-chatbot
• kommunikerer med vores Voice AI
• sender en e-mail
• ringer til os
• sender en SMS
• bliver kunde hos os

Vi kan desuden modtage oplysninger fra offentligt tilgængelige registre eller samarbejdspartnere, hvis dette er nødvendigt for at levere en aftalt ydelse.

7. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger med følgende formål:

• levering af vores ydelser
• besvarelse af henvendelser
• kundeservice
• AI-assisteret kundeservice
• administration af kunder
• booking
• kalenderstyring
• udsendelse af tilbud
• udsendelse af kontrakter
• fakturering
• bogføring
• overholdelse af lovgivning
• forbedring af vores tjenester
• statistik
• analyse
• IT-sikkerhed
• forebyggelse af misbrug
• markedsføring
• nyhedsbreve
• remarketing
• automatisering af arbejdsprocesser

8. Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på baggrund af ét eller flere af følgende behandlingsgrundlag.

Opfyldelse af en aftale

GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Eksempel:

• levering af vores AI-løsninger
• kundeservice
• booking
• fakturering

Samtykke

GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Eksempel:

• nyhedsbreve
• marketing
• cookies
• frivillige downloads

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Retlig forpligtelse

GDPR artikel 6, stk. 1, litra c. Eksempel:

• bogføringsloven
• regnskabsmateriale
• skattemæssig dokumentation

Legitime interesser

GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi kan blandt andet behandle oplysninger med henblik på:

• forbedring af vores AI-systemer
• kvalitetssikring
• udvikling af vores tjenester
• IT-sikkerhed
• forebyggelse af svindel
• dokumentation
• håndtering af tvister
• analyse af kundeoplevelser

Vi foretager altid en interesseafvejning inden behandlingen.

9. AI og automatiseret behandling

WllM arbejder med kunstig intelligens som en central del af vores virksomhed. Vi anvender AI til blandt andet:

• kundeservice
• chatbots
• Voice AI
• automatisering
• tekstbehandling
• analyse
• besvarelse af kundehenvendelser
• opsummering af samtaler
• transskription
• workflow-automatisering

AI anvendes som et hjælpeværktøj. Vi anvender ikke AI som eneste grundlag for beslutninger, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for enkeltpersoner, jf. GDPR artikel 22.

Hvis en kunde kommunikerer med en AI-assistent, kan samtalen blive analyseret med henblik på kvalitetssikring, fejlfinding, dokumentation og forbedring af vores tjenester. Vi bestræber os på, at AI-genererede svar løbende overvåges og kvalitetssikres.

10. Gennemsigtighed ved brug af AI

Vores brug af AI, der interagerer direkte med mennesker, følger gennemsigtighedskravene i artikel 50 i EU's forordning om kunstig intelligens (AI-forordningen, EU 2024/1689).

Det betyder konkret:

• Vores AI-chatbot gør det tydeligt i selve chatvinduet, at du kommunikerer med en AI-assistent og ikke et menneske.
• Når du kontaktes af eller kontakter vores Voice AI telefonisk, bliver du oplyst om dette ved samtalens begyndelse.
• Du kan til enhver tid bede om at blive stillet om til eller kontakte en medarbejder i stedet for AI-assistenten.
• Hvis vi anvender AI til at generere indhold, der offentliggøres (f.eks. billeder, video eller tekst i markedsføringsøjemed), mærkes dette som AI-genereret i det omfang, det er teknisk muligt og påkrævet.

Denne mundtlige og visuelle oplysning er implementeret i både chatbot-widget'en og Voice AI-scriptet.

11. Træning af AI-modeller

WllM anvender ikke kunders personoplysninger til at træne generelle AI-modeller.

Hvis vi benytter AI-leverandører, sker behandlingen inden for rammerne af de databehandleraftaler og behandlingsvilkår, som gælder for den pågældende leverandør.

Vi tilstræber, at personoplysninger kun behandles i det omfang, det er nødvendigt for at levere den ønskede tjeneste.

12. Dataminimering

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for det konkrete formål.

Vi opfordrer samtidig vores kunder og brugere til ikke at indsende følsomme personoplysninger gennem vores kontaktformularer, AI-chat eller andre kommunikationskanaler, medmindre dette er aftalt eller nødvendigt for den konkrete opgave.

Hvis vi modtager oplysninger, der ikke er relevante, vil de blive slettet eller anonymiseret, når det er praktisk muligt.

13. Følsomme personoplysninger

Vores tjenester er ikke indrettet til at indsamle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger, religiøs overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold).

Hvis vi alligevel modtager følsomme oplysninger – f.eks. via chatbotten, en kontaktformular eller en telefonsamtale – behandler vi dem med følgende forholdsregler:

• adgangen begrænses til de medarbejdere, der har et konkret behov
• oplysningerne slettes, så snart de ikke længere er nødvendige, og senest ved udløbet af den relevante opbevaringsperiode i afsnit 30
• oplysningerne anvendes ikke til automatiseret profilering eller markedsføring

14. Børn og unge

Vores tjenester er rettet mod virksomheder og myndige personer. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger om børn under 18 år.

Hvis vi bliver opmærksomme på, at vi utilsigtet har modtaget personoplysninger om et barn uden fornødent samtykke, vil oplysningerne blive slettet hurtigst muligt.

15. Datasikkerhed

Vi beskytter personoplysninger ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse omfatter blandt andet:

• adgangsstyring
• stærke adgangskoder
• tofaktorgodkendelse, hvor det er muligt
• krypterede forbindelser (HTTPS/TLS)
• begrænset adgang til systemer
• løbende softwareopdateringer
• sikkerhedskopiering
• logning af relevante hændelser
• interne procedurer for håndtering af personoplysninger
• løbende vurdering af risici

Selvom vi gør vores bedste for at beskytte oplysningerne, kan ingen elektronisk løsning garantere 100 % sikkerhed. Vi arbejder derfor løbende på at forbedre vores sikkerhedsforanstaltninger.

16. AI-chatbots

På vores hjemmeside kan du kommunikere med en AI-chatbot, som identificerer sig selv som en AI-assistent ved samtalens start, jf. afsnit 10.

Formålet med chatbotten er blandt andet at:

• besvare spørgsmål
• hjælpe med valg af ydelser
• vejlede om vores produkter
• booke møder
• indsamle oplysninger med henblik på at kontakte dig
• forbedre kundeoplevelsen

Når du anvender chatbotten, kan vi behandle:

• navn
• e-mailadresse
• telefonnummer
• virksomhedsnavn
• indholdet af dine beskeder
• dato og tidspunkt for henvendelsen
• IP-adresse
• browseroplysninger
• tekniske logdata

Vi opfordrer dig til ikke at skrive følsomme personoplysninger i chatbotten, medmindre det er nødvendigt for den konkrete henvendelse.

Chatdialoger kan blive gemt med henblik på:

• dokumentation
• support
• kvalitetssikring
• fejlfinding
• forbedring af vores services

17. Voice AI og telefonsamtaler

Hvis du kontakter WllM telefonisk, kan du blive betjent af en AI-baseret stemmeassistent. Du bliver oplyst om dette, inden samtalen indholdsmæssigt påbegyndes, jf. afsnit 10.

Telefonsamtaler kan blive:

• optaget
• transskriberet
• analyseret
• journaliseret
• gemt sammen med din kontaktprofil

Formålet er blandt andet:

• kvalitetssikring
• dokumentation
• forbedring af kundeservice
• opfølgning på henvendelser
• intern træning
• fejlfinding
• udvikling af vores løsninger

Optagelser og transskriptioner anvendes udelukkende til interne formål og deles ikke med uvedkommende.

Hvis du ikke ønsker, at en samtale optages eller transskriberes, kan du kontakte os via e-mail i stedet.

18. Kontaktformularer

Når du udfylder en kontaktformular på vores hjemmeside, kan vi behandle:

• navn
• virksomhed
• telefonnummer
• e-mailadresse
• beskedens indhold
• IP-adresse
• tidspunkt for indsendelse

Vi anvender oplysningerne til:

• besvarelse af din henvendelse
• udarbejdelse af tilbud
• kundeservice
• opfølgende dialog

19. Gratis AI-guide og downloads

Hvis du downloader gratis materiale fra vores hjemmeside, kan vi behandle:

• navn
• e-mailadresse
• virksomhed
• telefonnummer (hvis oplyst)

Vi anvender oplysningerne til:

• levering af materialet
• opfølgning på din interesse
• udsendelse af relevant information, hvis du har givet samtykke

20. Booking af møder

Hvis du booker et møde eller en konsultation, kan vi behandle:

• navn
• telefonnummer
• e-mailadresse
• virksomhed
• tidspunkt
• kalenderoplysninger
• eventuelle kommentarer

Vi anvender oplysningerne til:

• bekræftelse af booking
• udsendelse af påmindelser
• ændringer
• aflysninger
• gennemførelse af mødet

21. SMS og automatiske beskeder

Vi anvender automatiske SMS'er og e-mails via GoHighLevel. Disse kan blandt andet omfatte:

• bookingbekræftelser
• mødepåmindelser
• tilbud
• opfølgning
• praktiske oplysninger
• kundeservice

Vi sender kun markedsføringsmateriale, når vi har et gyldigt behandlingsgrundlag, herunder hvor lovgivningen kræver det, dit samtykke.

22. Nyhedsbreve

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, kan vi registrere:

• navn
• e-mailadresse
• tidspunkt for tilmelding
• IP-adresse
• samtykke
• afmelding
• statistik om åbninger og klik, hvis dette understøttes af den anvendte e-mailplatform

Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevet via linket i e-mailen eller ved at kontakte os.

23. GoHighLevel (CRM og kommunikationsplatform)

WllM anvender GoHighLevel (leveret af HighLevel) som central platform til administration af kunder, leads, kommunikation og automatisering.

GoHighLevel kan blandt andet behandle:

• kontaktoplysninger
• kommunikationshistorik
• e-mails
• SMS'er
• telefonopkald
• chatbeskeder
• bookinghistorik
• noter
• pipeline-status
• opgaver
• automatiseringer
• formularbesvarelser
• AI-chatdialoger
• Voice AI-data
• logoplysninger

Disse oplysninger behandles med henblik på levering af vores ydelser, kundeservice, administration og dokumentation.

Vi har indgået en databehandleraftale med HighLevel, som blandt andet er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework og anvender EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC'er) for eventuelle overførsler uden for EU/EØS.

Databehandleraftalen er underskrevet under vores CVR-nummer (31239877), og vi gennemgår løbende HighLevels sub-databehandlerliste.

24. Cookies

Vi anvender cookies og lignende teknologier til bl.a. at sikre hjemmesidens funktionalitet, huske dine præferencer, udarbejde statistik og vise relevant markedsføring.

Ikke-nødvendige cookies anvendes udelukkende på baggrund af dit forudgående, aktive samtykke.

En fuldstændig oversigt over de cookies, vi anvender, formålet med dem, deres levetid, og hvordan du administrerer eller trækker dit samtykke tilbage, findes i vores særskilte cookiepolitik.

25. Analyse og statistik

Vi anvender blandt andet:

• Google Analytics 4
• Google Tag Manager
• Google Search Console

Disse værktøjer hjælper os med at forstå besøgsmønstre, brugeradfærd, trafikkilder, populære sider, tekniske fejl og konverteringer. Vi anvender oplysningerne til at forbedre vores hjemmeside og tjenester. Se vores cookiepolitik for detaljer om samtykke og opbevaring.

26. Markedsføring og remarketing

Vi anvender blandt andet:

• Google Ads
• Meta Pixel
• LinkedIn Insight Tag

Dette gør det muligt at måle effekten af annoncer, vise relevante annoncer, analysere målgrupper og optimere markedsføringen. Behandlingen sker i overensstemmelse med gældende regler om samtykke og databeskyttelse, jf. vores cookiepolitik.

27. Databehandlere

Vi anvender GoHighLevel/HighLevel som vores centrale databehandler til CRM, kommunikation og automatisering, jf. afsnit 23.

Herudover anvender vi følgende leverandører, som behandler personoplysninger direkte for os eller som underdatabehandlere via GoHighLevels platform:

• Stripe (betaling)
• Google (analyse og annoncering)
• Meta (annoncering)
• LinkedIn (annoncering)
• Twilio (SMS/telefoni)

Al AI-funktionalitet i vores chatbot og Voice AI leveres gennem GoHighLevels platform. GoHighLevel anvender i den forbindelse egne underdatabehandlere, herunder OpenAI (sprogmodeller til AI-chat) og ElevenLabs (taleteknologi til Voice AI).

Vi har ikke selvstændige, direkte aftaler med OpenAI eller ElevenLabs. Behandlingen er omfattet af vores databehandleraftale med HighLevel samt HighLevels egne aftaler med sine underdatabehandlere, jf. GDPR artikel 28, stk. 4.

Vi indgår databehandleraftaler med vores direkte leverandører i overensstemmelse med GDPR artikel 28, og vi sikrer, at vores leverandører behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

28. Internationale dataoverførsler

Nogle af vores leverandører er etableret uden for EU/EØS eller anvender underdatabehandlere uden for EU/EØS.

Når personoplysninger overføres til tredjelande, sker det udelukkende på et gyldigt overførselsgrundlag i henhold til GDPR. Dette kan blandt andet være:

• EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser
• EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor relevant
• Standard Contractual Clauses (SCC'er)
• andre lovlige overførselsmekanismer

Vi vurderer løbende vores leverandørers sikkerhedsforanstaltninger og overførselsgrundlag.

29. Vurdering af risici ved brug af AI

Fordi vi anvender AI i vores kundeservice, herunder til optagelse, transskription og analyse af samtaler, vurderer vi løbende, om vores behandling indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, og om der er pligt til at udarbejde en konsekvensanalyse (DPIA) efter GDPR artikel 35.

Vurderingen opdateres, når vi tager nye AI-systemer eller -leverandører i brug.

30. Opbevaringsperioder

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt. Typiske opbevaringsperioder er:

31. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder efter GDPR. Du kan blandt andet anmode om:

• indsigt i dine personoplysninger
• berigtigelse
• sletning
• begrænsning af behandlingen
• dataportabilitet
• indsigelse mod behandling
• tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på hej@wllm.dk.

Vi besvarer henvendelser hurtigst muligt og som udgangspunkt senest inden for én måned.

32. Klage

Hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger i strid med gældende lovgivning, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Vi opfordrer dig dog til først at kontakte os, så vi får mulighed for at afklare eventuelle spørgsmål eller misforståelser.

33. Sikkerhedsbrud

Hvis vi bliver opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, håndterer vi hændelsen i overensstemmelse med GDPR.

Hvis et sikkerhedsbrud vurderes at indebære en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, vil vi underrette dig og de relevante myndigheder, når lovgivningen kræver det.

34. Ændringer af persondatapolitikken

Vi kan løbende opdatere denne persondatapolitik, hvis:

• lovgivningen ændres
• vores tjenester udvikles
• vi tager nye systemer eller leverandører i brug
• vores behandling af personoplysninger ændres

Den nyeste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside med angivelse af seneste opdateringsdato.

35. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

Afsluttende bemærkning

Hos WllM arbejder vi målrettet for at beskytte dine personoplysninger og behandle dem ansvarligt, sikkert og gennemsigtigt. Vi vurderer løbende vores processer, tekniske løsninger og samarbejdspartnere for at sikre, at vores behandling af personoplysninger lever op til gældende lovgivning og god databeskyttelsesskik.